株式会社アイ・エス・エス:



		サイト内 WEB全体

TOP > 導入事例

導入事例

業務概要

お客様の契約書をＩＳＳ自社便にて集荷し、スキャニング後、画像データをＣＤ−Ｒにて納品します。
スキャニング後の契約書原本は当社に保管し、お客様からの依頼に応じて検索、原本返却を行います。
検索回答した契約書が再度入庫した場合は元の場所に再保管します。その際、契約書に変更が生じている場合は、再度スキャニングして画像データを納品します。

業務の特徴

お客様の強い要望により、集配送はすべてＩＳＳ自社便（契約書１通の原本返却でも）で実施しています。
受託開始時は過去の分の契約書約140,000枚をすべてスキャニング実施しました。その後は定期的の増加分のスキャニングを継続して行っています。

業務代行サービス

業務概要

学校・自治体・その他団体等に貸出を行っている展示用品を保管し、お客様からの貸出指示（ＦＡＸ）により、貸出物の発送を行っています。
貸出物品の種類は、展示用パネル（ボックス入り／バッグ入り）と展示用ビデオテープなどです。
当社あてに返却されてくる貸出物の受入検品を行い、破損等の状況報告を行います。
週１回（木曜日）次週の貸出予定で返却になっていないものと、貸出予定の有無にかかわらず、返却予定日を過ぎて返却となっていないものの警告情報をお客様に送ります。
日次の報告内容は、当日の発送実績・返却受入実績（破損情報含む）・翌営業日の発送予定と当日受け付けた貸出指示ＦＡＸのナンバーを送信します。翌営業日の発送予定をお客様に確認してもらうことでＦＡＸの不達や処理もれ等による発送遅延を防止しています。
報告方法は各情報をＥｘｃｅｌファイルに出力し、メールに添付して送信します。

業務の特徴

返却受入の際に次回の貸し出しに備えて貸出物品のメンテナンスを行います（展示用の紐が付いたまま返却されたものの紐を取る、ビデオテープを巻き戻すなど）。
返却遅延情報をお客様に報告することで、お客様から貸出先への催促等を行い、円滑な運用を実施しています。
軽度な破損については、状況によりお客様から部品を送ってもらい、簡単な修理を行っています。

貸出物品の例（外観）

それぞれの形状や組み合わせに応じた最適の方法で発送します。

個別管理サービス

業務概要

お客様から宅配便または自社便で送られてくる契約書を、契約書ナンバー単位で受入入力し保管します。
受入入力の際に箱番号，ファイルボックス番号、ロケーションの登録を行い、検索依頼および差込に対応しています。
当社に送られる前に、お客様側でスキャニングを行っているため、検索は原則として原本返却で行います。
既に保管済みの契約書ナンバーが再度入庫してきた場合は差込として扱います。
年１回程度（お客様からの指示により）、契約書の入れ替えを行い、保管数量の圧縮を実施しています。
入れ替えの指示はお客様からお受けしますが、どの契約書をどこに移動するか等の判断は当社に任された形で運用しています。

業務の特徴

契約書ナンバーは英数字８文字。受入入力はパンチ／ベリファイの方法で行います。
箱番号，ファイルボックス番号等の採番はすべて当社で行っています。
検索の回答は原則として個別ファイルごとに返却します（個別ファイル中の特定の書類だけを抜き出して送ることはしていません）。
お客様が新規預け入れのつもりで送ってきた契約書でも、既に保管がある場合は当社の判断で差込として扱うという運用を行っています。
契約書移動による保管数量の圧縮を当社の保管ノウハウで行っています。