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プライバシーポリシー

当社は当社で保有する個人情報および特定個人情報を保護するための個人情報の保護方針を策定し、これに基づくマネジメントシステムを実施しております。

個人情報および特定個人情報保護方針

制定 2002年 6月 3日
改定 2022年 4月 1日
代表取締役社長　山本　和也

当社は、文書・データ保管のトータルサービスの提供と常に最先端のセキュリティ追求による信頼の提供により、情報保管・管理をとおして社会に貢献する企業を目指しています。個人情報および特定個人情報保護の取り組みについては、以下のとおり方針を定め、この方針を当社の全ての役員および従業員等に対して周知徹底を図るとともに、個人情報および特定個人情報保護に向けた社内の仕組みの策定、実施、維持、改善活動を継続的に行ってまいります。

  1. お客様の個人情報および特定個人情報の取得、利用および提供に関して、個人情報保護マネジメントシステムにより定めた社内規則を遵守いたします。
    なお、取り扱う個人情報および特定個人情報は特定された利用目的の範囲内で使用し、目的外利用を行いません。また目的外利用を行わないよう必要な措置を講じます。
  2. 個人情報および特定個人情報への不正アクセス、個人情報および特定個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏洩などに関して、予防措置を講ずるとともに、これらの事象の万一の発生時には速やかな是正対策を実施いたします。
  3. 個人情報および特定個人情報保護に関する法令・国が定める指針およびその他の規範を遵守いたします。
  4. 個人情報保護マネジメントシステムを継続的に改善いたします。
  5. 個人情報および特定個人情報に関する苦情・相談については、合理的な期間、妥当な範囲内でこれに応じます。
    個人情報および特定個人情報の取り扱いに関する苦情・相談のお問い合わせは、下記のお客様相談窓口までご連絡ください。

お客様相談窓口

営業部
TEL 0120-15-2210

個人情報等の具体的な取り扱いに関する方針

  1. 当社が取り扱う個人情報の取得方法

    当社は、口頭、書面、電磁的記録媒体、メール・Web画面等に入力された電磁的記録、録音、録画その他の方法をもってお客さまの個人情報を適法かつ公正に取得します。(お客様から直接取得する以外に、当社がお客さま以外から間接的に取得する場合を含みます。)

  2. 利用目的

    3. 当社で保有する個人情報等の利用目的は次の事務の範囲のとおりです。

    1. 情報管理サービス*1(文書、データ等の保管など)の提供
    2. 情報処理サービス*1(各種デジタルメディア変換など)の提供
    3. 業務代行サービス*1(DM等の発送代行など)の提供
    4. サービス紹介等のご案内
    5. お客様と当社との間で締結した契約の履行
    6. お客様への業務上のご連絡および確認
    7. 当社へのお問い合わせ、資料請求およびその他ご依頼等への対応
    8. お客様満足度調査等に関するアンケートのご依頼
    9. お客様との商談、打合せ
    10. 当社における採用に関わる業務

    注）上記（1）～（3）において当社が受託業務で取得した個人情報は開示対象外とします。
    上記*1の詳細については、トップページより、各種サービスおよびその導入事例を参照願います。

    開示・訂正等の手続 当社は、お客様からの、個人情報等の利用目的の通知又は個人情報等の開示(以下「開示等」といいます。)若しくは個人情報等の訂正、追加若しくは削除又は利用停止(以下「訂正等」といいます。)のお申出(以下「開示・訂正等のお申出」といいます。)について、以下のとおり手続を定めます

    1. 開示・訂正等のお申出先
      <お客様相談窓口> 営業部 営業担当0120-15-2210
      <従業員等の個人情報> 経営企画部 総務担当 047-704-8185
    2. 開示・訂正等の手続き
      開示・訂正等をご希望のお客様は、前記記載のお申出先にご連絡ください。手続きの詳細についてご案内します。なお、当社は、開示・訂正等のお申出があった場合においても、個人情報保護法の規定に基づき、その一部又は全部について開示・訂正等をしない場合があります。この場合においては、弊社は開示・訂正等しない旨およびその理由をお知らせします。
    3. 本人確認等
      開示・訂正等のお申出に当たっては、対象となる特定個人情報等に係る本人又はその代理人であることを確認できる書面が必要となります。必要となる書面の詳細については前記（1）記載のお申出先にお尋ねください。

  3. 安全管理措置に関する基本的な考え方(プライバシー・ポリシー)

当社は、個人情報等を取り扱うに当たり、個人情報等を安全に管理するため、以下のような措置を適切に実施するよう努めます。

  1. 技術的な保護措置
    個人情報等へのアクセス管理、持出し手段の制限、外部からの不正アクセスの防止等適切な措置を講じることにより、個人情報等への不正なアクセスや個人情報等の漏洩、滅失、毀損の防止に努めます。
  2. 組織的な保護措置
    ・個人情報等を取り扱う各部署において個人情報等保護に係る責任者を置き、責任および権限を明確に定めます。
    ・個人情報等を安全に管理するため、社内規程、マニュアル等を定め、個人情報等を取り扱う業務に従事する者に遵守させるとともに、遵守状　況についても定期的に適切に管理、監督します。
    ・個人情報等を取り扱う業務に従事する者に対して定期的に適切な教育研修を実施することにより、個人情報等の重要性について十分に認識し個人情報等を適正に取り扱うよう、従業者一人ひとりの意識の向上に努めます。
    ・個人情報等の取扱いを外部に委託する場合には、守秘義務契約の締結等により委託先においても適正に取り扱われるよう監督します。
  3. 物理的な保護措置
    個人情報等を取り扱う建物やフロアの入退室管理、盗難等の防止、システムや文書の持出し・保管時における施錠などの諸対策を講じます。

特定個人情報等の具体的な取り扱いに関する方針

  1. 利用目的

    当社で保有する特定個人情報等の利用目的は次の事務の範囲のとおりです

    1. 報酬、料金、契約金、および賞金の支払調書作成に係る事務
    2. 不動産の使用料等の支払調書作成に係る事務
    3. 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成に係る事務
    4. 不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書作成に係る事務

    なお、お客様から直接書面にて記載された特定個人情報等をお預かりする場合は、個人情報保護法21条第4項各号に該当する場合を除き、その都度、利用目的を明示させていただきます。ただし、番号法第30条第3項で読み替える個人情報保護法第18条第3項第1号又は第2号にあたる場合はこの限りではありません。

  2. 第三者への特定個人情報等の提供
    当社は、特定個人情報等を第三者提供しません。ただし、番号法19条各号に定める場合には、事前に本人の同意を得ることなく、必要な特定個人情報等を関係する第三者に提供すること、又は、関係する第三者から必要な特定個人情報等の提供を受けることがあります。
  3. 共同利用
    当社は、お客様からお預かりしている特定個人情報等を、特定の者との間で共同利用することはいたしません。
  4. 安全管理措置に関する基本的な考え方(プライバシー・ポリシー)
    当社は、特定個人情報等を取り扱うに当たり、特定個人情報等を安全に管理するため、以下のような措置を適切に実施するよう努めます。
    1. 技術的な保護措置
      特定個人情報等へのアクセス管理、持出し手段の制限、外部からの不正アクセスの防止等適切な措置を講じることにより、特定個人情報等への不正なアクセスや特定個人情報等の漏洩、滅失、毀損の防止に努めます。
    2. 組織的な保護措置
      ・特定個人情報等を取り扱う各部署において特定個人情報等保護に係る責任者を置き、責任および権限を明確に定めます。
      ・特定個人情報等を安全に管理するため、社内規程、マニュアル等を定め、特定個人情報等を取り扱う業務に従事する者に遵守させるとともに、遵守状況についても定期的に適切に管理、監督します。
      ・特定の個人情報等を取り扱う業務に従事する者に対して定期的に適切な教育研修を実施することにより、特定個人情報等の重要性について十分に認識し特定個人情報等を適正に取り扱うよう、従業者一人ひとりの意識の向上に努めます。
      ・特定個人情報等の取扱いを外部に委託する場合には、守秘義務契約の締結等により委託先においても適正に取り扱われるよう監督します。
    3. 物理的な保護措置
      特定個人情報等を取り扱う建物やフロアの入退室管理、盗難等の防止、システムや文書の持出し・保管時における施錠などの諸対策を講じます。
  5. 開示・訂正等の手続
    当社は、お客様からの、特定個人情報等の利用目的の通知又は特定個人情報等の開示(以下「開示等」といいます。)若しくは特定個人情報等の訂正、追加若しくは削除又は利用停止(以下「訂正等」といいま す。)のお申出(以下「開示・訂正等のお申出」といいます。)について、以下のとおり手続を定めます。
    1. 開示・訂正等のお申出先
      047-704-8185(午前9時~午後5時/土曜・日曜・祝日・年末年始を除く。)
    2. 開示・訂正等の手続き
      開示・訂正等をご希望のお客様は、前記記載のお申出先にご連絡ください。手続きの詳細についてご案内します。
      なお、当社は、開示・訂正等のお申出があった場合においても、個人情報保護法の規定に基づき、その一部又は全部について開示・訂正等をしない場合があります。この場合においては、弊社は開示・訂正等しない旨およびその理由をお知らせします。
    3. 本人確認等
      開示・訂正等のお申出に当たっては、対象となる特定個人情報等に係る本人又はその代理人であることを確認できる書面が必要となります。必要となる書面の詳細については前記（1）記載のお申出先にお尋ねください。

このサイトについて

    　　　　　　　

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【個人情報保護管理者】
株式会社アイ・エス・エス 経営企画部長
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