ソリューション8-書類の保管・電子化はプロにお任せ! | 株式会社アイ・エス・エス | ISSは情報のトータルマネジメント企業です

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「それなら、早く利用すればよかった!」
保管も、電子化も、プロにお任せ!

HOMEソリューション/事例もう迷わず、保管も電子化も、プロにお任せ!

こんなお悩みありませんか?

  • 書類を外部に預けたいが、手元にないのは困るかも
  • いざという時、必要な書類をスグに取り寄せられる?
  • 預けるにも、梱包や運び出しをする人手が確保できない。
  • 電子化には、ホチキス外し等、もっと面倒な作業がある。

文書を外部で「保管、電子化」したいが、手間が掛かりそう…

書庫に山積みとなっている書類箱から、時間をかけて、数年前の書類を探し出す…。そんな作業自体は、人材活用や生産効率あるいは人件費の観点から、経営にとって有益なはずがありません。また、オフィスに書類が溢れていては、スペースのさらなる有効活用や、フィジカルディスタンス*の確保などを図ることも難しいでしょう。そこで、これらを解決する手段として外部の書類保管サービスが有効であることに、すでに多くの企業や経営者が気づいておられ、導入を検討されています。

しかし、実際にサービスを利用されているかと言えば、なかなか導入に踏み切れないでいる企業が少なくないようです。その理由を見てみると…。

*フィジカルディスタンス:ソーシャルディスタンス(社会的距離)とほぼ同義語だが、「人との距離を保つ」ということを「社会的な人とのつながりを断って孤立すること」と誤解させないよう、言い換えが推奨されている。

パンフレット、カタログ、DM、教材などの発送で

もう迷わず、保管も電子化も、プロにお任せ!お客様に最適なプラスαの提案があるから、安心して始められる。

倉庫から書類を取り寄せる面倒に、さよなら!

確かに、書類を手元に置いておけば、すぐに探して閲覧できる安心感があります。しかし、手元に置いておくことで、スムーズに見ることが、これまで本当にできていたでしょうか。書類を探すのに時間がかかったり、探す時間が取れなかったり、本来の業務に影響が出ていたなんてこともありませんか。

必要な書類だけ取り寄せられる
ISSでは文書箱単位(書類保管サービス)はもちろん、書類単位(個別ファイル単位)でも保存·管理し、取り寄せも簡単(個別文書管理サービス)。専用Webサイトから必要な書類を選んで返却依頼するだけです。ご指定の書類を迅速に検索して、ご返却いたします。オフィスにある書類の山から探し出すよりも、むしろ早いかもしれません。

外部保管と別に、電子化でも“手元”にも置く
手元に置いておくべき書類と、外部保管でいい書類を分けてはいかがでしょう。そしてISSでは書類の電子化(スキャニング)サービスも承っていますので、特に重要な書類については原本や電子データを手元に残し、見る頻度の低い書類は外部保管をお勧めしています。倉庫に保管している書類を、必要に応じてPDF化して送って欲しいというニーズにも対応しています。

倉庫から書類を取り寄せる面倒に、さよなら!

いちばん手が掛かる準備作業は、おまかせ!

外部倉庫へ保管するにも、電子化するのにも、まずは大量の書類を運び出す準備が不可欠です。そして、箱詰めされていたものも、預ける前にあらためて中身を確認しておく必要があるならば、さらに腰が重くなるものです。

梱包·発送をISSが代行
書類を外部保管するにも電子化するにも、他社のサービスでは書類を持ち出すための準備を、お客様ご自身でしていただくのが基本です。しかし、この作業がまずは大変な負担でしょう。そこでISSでは、書類箱を引き取りに伺うだけでなく、梱包から代行いたします。

ISSが保管箱の中身を確認
書類が多いと、どの箱に何が入っているか分からなくなることもあります。そこで、お預かりした保管箱を開封し、内容物を記録して、ご報告する追加サービスもあります(書類保管箱 開封·確認·分別サービス)。お立ち合いも不要なため、時間を有効活用できます。また、お客様自身で、専用Webサイトから書類に関する情報を入力管理(書類の種類、保管期限など)していただくことも可能です。

いちばん手が掛かる準備作業は、おまかせ!

とくに大変な電子化前の作業も、いらない!

場所をとらず、場所を選ばず、たくさんの書類や資料を手元に置いておける「書類の電子化(スキャニング)」。しかし「スキャン前の準備(ホチキス外し等)、スキャン作業、スキャン後の片付け」は、どれも複雑な上に正確性も求められます。自社で社員が手間をかけて行うことは、コスト面からも有効とは思えません。これらの面倒な作業は、ISSにお任せください。

ホチキスは外さずOK
スキャンにはまず、ホチキスやクリップを外し、分類しなければなりません。そしてデータは、ファイル形式の変換、ファイル名やフォルダの整理、さらにはデータの精査や格納などの工程があります。これをお客様が自ら行うのは、かなりの手間でしょう。しかし、ISSではスキャン作業はもちろん、他社のサービスならお客様の作業であることが多い「ホチキス外し」も行います。

原本は元の場所へお戻し
スキャニング後の原本書類は、ホチキスや付箋を元の状態に戻してご返却します。宅配便でお送りできるのはもちろん、ISSが代行してお客様の書庫のキャビネットまでお戻しすることや、お戻しをせずにISSで保管しておくこと、セキュアに廃棄すること(エコロジーリサイクルサービス)も可能です。

とくに大変な電子化前の作業も、いらない!

書類保管の “面倒” は、まとめてISSへ

「業務効率、人材活用、スペースの有効活用、コスト削減」等々さまざまな側面から考えると、やはり書類管理は「守る、活かす、棄てる」のトータルで考え、アウトソーシングすることがオススメです。その際は、各シーンでお客様ごとに最適なサービスを柔軟に提案できるパートナー選びが重要です。

書類の保管におけるISSのトータルソリューションなら、
お客様の環境やご予算等に適したサービスがご提案できます。
お気軽に下記フォームからお問い合わせください。

面倒な作業は、一切不要!ISSへお任せください。

  • 箱詰め作業は
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  • リストを作成し
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  • 内容を整理しながら
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