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書類のファイリングは環境にやさしく ~書類廃棄とSDGs~

現在、オフィスの移転やレイアウト変更などによって、整理整頓の課題を抱える企業が増えています。デジタル化が進み、紙ベースの業務は少なくなりつつあるかもしれませんが、年度末などの節目になると、それなりのボリュームの書類が溜まり、ファイリングに頭を悩ませる企業も多いでしょう。

また、ファイリングの切り替えなどに伴う書類の廃棄については、環境に負荷をかけない方法が求められる時代になってきています。今回は、環境に配慮した書類の整理整頓について考えていきましょう。

オフィスの整理整頓は「捨てる」ことから

オフィスの書類は、いつの間にか増えていくものです。書類の所在が分からなくなり、必要になったときに「あの書類はどこへ行った?」と探さなくてはならないケースも少なくないでしょう。ビジネスパーソンがオフィスで何らかの探しものをする時間は、1年間で「150時間」と言われています。この探しものに費やす150時間は、ビジネスの価値を生まない純粋に「ムダ」な時間となるのです。このことからオフィスにおける書類の整理整頓の基本は、「捨てる」ことにあると言っても過言ではないでしょう。

アメリカの国際記録管理協議会(略称:ナレムコ)が、1946年に発表した有名な統計によりますと、作成した書類が6ヶ月後に利用される割合は約10%、1年経過するとわずか1%になるという結果が出ています。この統計は「ナレコムの法則」と呼ばれています。

また、日本企業の整理整頓事例では、トヨタ自動車が取り入れている「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」のローマ字表記の頭文字を取った「5S」が有名です。今や5Sは、国内外の幅広い業種の企業に生産性向上のための標準として認識されていますので、実際に取り入れている企業も多いでしょう。この5Sによって、業務効率を高めることを目的に経済産業省が発行した、「5Sによる作業のムダ・ミス削減マニュアル」では、5Sを以下のように分かりやすく定義していますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

・「整理」とは「捨てること」で、業務に必要なものだけを残し、不要品を処分する。
・「整頓」をすることで、置き場所・置き方を決めて、ものを探すという無駄な行動を一掃する。
・「清掃」をすることで、必要なものをきれいな状態に保ち、いつでも使えるようにする。
・「清潔」にすることで、必要なものがいつでも使える状態を常に維持する。
・「躾」により、決められたことを守り、習慣化する。

(「(株)日本能率協会コンサルティング制作「5Sによる作業のムダ・ミス削減マニュアル」4ページより引用」)

 

書類の廃棄と環境に配慮した経営

オフィスの生産性向上のための要点は書類の廃棄にあることをご紹介しましたが、現在では環境配慮型の廃棄方法が要請されています。それは、近年になって世界的により地球温暖化対策が叫ばれるようになって来ているためです。

地球温暖化の進行は、今や「気候危機」とまで呼ばれるようになりました。それを回避するために温室効果ガス、とくに二酸化炭素(CO2)排出の大幅削減が必要不可欠なものとなっています。

そのような中、日本は2020年10月26日開かれた第203国会において、所信表明演説の中で「2050年までのカーボンニュートラル」を宣言しました。これを受けて、地球温暖化対策推進法が2021年4月に改正され、2050年までの温室効果ガス排出ゼロの実現が法律に明記されるようになったのです。

また、最近ではSDGs(Sustainable Development Goals)がテレビなどのマスメディアでも盛んに採り上げられるようになりました。「持続可能な開発目標」という意味になりますが、2030年までに持続可能でより良い世界を目指す国際目標として、17のゴールと169のターゲットが掲げられています。

そのSDGsの目標13が「気候変動に具体的な対策を」というものです。この目標に取り組むことが企業活動の前提になりつつあり、すべての企業がESG経営へと舵を切る必要があるのです。ESG経営とSDGsについては以下の記事も参考にしてみてください。
ESGとSDGsに配慮した企業活動の実践とは

企業活動においても環境を配慮したことが求められている状況と照らし合わせると、オフィスの書類廃棄の方法としては「紙のリサイクル」が求められることになるでしょう。

経済産業省の生産動態統計によりますと、2020年の紙・板紙合計の古紙利用率は67.2%、回収率は85.0%に上っています。日本は古紙の回収システムが整備されており、利用率・回収率ともに世界でトップクラスにあるのです。

しかし、一部の企業では機密文書が社外に漏えいすることを恐れて、当該文書を焼却処分しているケースも考えられます。紙を焼却すると二酸化炭素が排出されることになり、地球温暖化対策の理念からは外れてしまうことになるわけです。

また、機密文書はオフィス内でシュレッダー処理をすることが一般的になっています。ところが、シュレッダー処理では紙の繊維が壊れてしまうことから、リサイクルすることが難しく、廃棄事業者にも引き取ってもらえないことが考えられます。そのため、結局は他の可燃ゴミと同じく焼却処理に回ってしまうケースが多いでしょう。

(出典:経済産業省「生産動態統計」 https://www.meti.go.jp/statistics/tyo/seidou/result/ichiran/08_seidou.html

オフィスでできるSDGsの第一歩 書類の溶解廃棄

新年度へ向けてファイル切り替えによって、大量の紙の廃棄物が予想される年度末。書類の要・不要の判定自体に労力が割かれる上に、その廃棄過程においても貴重な経営リソースが費やされるのは、企業にとって大きな痛手といえるでしょう。

機密文書をシュレッダーにかけると、紙のリサイクルができなくなることは先述しましたが、対象の書類が膨大な量になるとシュレッダー処理という作業自体がオフィスワーカーにとって大きな負担となり、本来の業務を圧迫することにもなりかねません。

とはいえ、機密文書をそのままの形で廃棄事業者にも引き取ってもらうのはセキュリティ上懸念があります。秘密情報の取り扱いに関する社内規定に抵触することにもなるでしょう。

こういった「環境配慮」と「秘密情報取り扱い」双方の観点から解決方法を考えた場合に、効果的な手段として挙げられるのは「リサイクル溶解処理」です。溶解処理は、「パルパー」と呼ばれる水を張った大型ミキサー状の機械に紙の書類をそのまま入れ、攪拌の力でバラバラの繊維になるまでほぐす方法です。

この処理方法では、焼却のように二酸化炭素を排出することがありません。処理後の繊維は紙としてリサイクルできるので、紙の原料である森林を保護することにもつながるのです。

ESG経営にのっとった企業のSDGsへの取り組みの第1歩として、ぜひ紙のリサイクル溶解処理を採用してみてはいかがでしょうか。

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NTT東日本グループ企業の株式会社アイ・エス・エス(略称ISS)が提案する「エコロジーリサイクルサービス」では、年度末などで予想される大量の不要文書を一括引受し、ティッシュペーパーやトイレットペーパーとしてリサイクルいたします。

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