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今一度、ペーパーレス化を考えてみませんか?~働き方改革&フリーアドレスを後押しする業務効率化~

 

コロナ禍をきっかけに、新しい働き方と新しいオフィスのあり方について考えている企業も少なくないでしょう。目の前の感染防止だけではなく、ポストコロナ時代を見据えた取り組みを始めることで、企業に新たな可能性が見出されるかもしれません。今回は、その鍵になり得るオフィスのペーパーレス化について詳しく見ていきましょう。

ポストコロナ時代を見据えた働き方改革のゆくえ

コロナ禍は、オフィスワークを含む労働環境を一変させました。私たちの仕事を取り巻く環境は、コロナ前とは大きく異なってきています。

・テレワークが定着

2020年4月に発出された「緊急事態宣言」によって、人と人との接触の7~8割削減が目指され、多くの企業が在宅勤務・テレワークに踏み切りました。テレワークでの代替ができないエッセンシャルワーカーを除いては、あらゆる業種でテレワークが進んだ結果となります。

実際、東京商工会議所が緊急事態宣言直後の5月29日から6月5日に実施したアンケートでは、テレワークの実施率が67.3%となり、前回調査(同年3月)と比較して41.3ポイントも急増したことが明らかになっています。

在宅勤務・テレワークの拡大は、働き手にとってメリットの大きいものといえます。通勤ストレスから解放されたこと、プライベートな時間の確保が可能になったことなど、ワークライフバランス(仕事と生活の調和)の充実に繋げられることがメリットとして挙げられています。

(出典:東京商工会議所「テレワークの実施状況に関するアンケート」調査結果 http://www.tokyo-cci.or.jp/file.jsp?id=1022367

 

・オフィス改革が進行

こうした働き方改革の進行は、企業側にとってもメリットがあります。まず、テレワークの拡大は出社する社員の減少に直結するため、通勤交通費の削減が可能となりました。

また、出社社員数が少なくなることで、オフィス内の社員一人ひとりに固定したデスクを用意する必要がなくなるというメリットもあります。コロナの感染拡大がきっかけとなり「フリーアドレス制」を導入した企業もあり、そのことを通じてオフィス面積を縮小し、賃料削減を実現することができているのです。このフリーアドレス制とは、社員が個々の固定デスクを持たず、空いている席を自由に利用して仕事をするというスタイルを指します。

これまで日本企業のデスクのレイアウトは、部署ごとに社員同士がデスクを向き合わせる「島型」と呼ばれるレイアウトが主流でした。しかしながら、業種や部署によっては、そのような固定的なレイアウトよりも、スマートフォンやノートパソコン、タブレットを持ち歩いて仕事をするフレキスブルなフリーアドレス制のほうが効率的な場合があります。

フリーアドレス制の採用によって、「こなし仕事を行う場所」として捉えられることが多かったオフィスが、「新たな価値を生む場所」へと進化する面も見られました。また、集中して作業ができる一人用ブースや、社員同士のコミュニケーションを生みやすくするため気軽に会話できるミーティングスペースを併設することで、フリーアドレス制はさらにその効果を発揮することになります。

さらに、開放的なレイアウトにすることによって、フィジカルディスタンスを確保しやすくなるという利点もあるのです

 

・オフィス改革に立ちはだかる壁

こうしたオフィス改革がコロナ禍によって促進されたわけですが、改革を妨げる要素も存在しています。その一つとして挙げられるのが、紙の文書・書類作成や確認、印鑑の捺印といった作業があるためにテレワークで仕事が完結せず、出社が必要になってしまうことです。

現在でも文書・帳票類を紙に指定している企業は少なくありません。法令上「書面」が義務付けられている文書もありますし、ビジネス慣習上で紙を続けているものもあります。

また、重要文書は情報セキュリティのために社外に持ち出せないという事情もあります。そのため、従業員が出社せざるを得なくなる局面が発生し、業務を非効率なものとしてしまっているのです。

オフィス改革を妨げるもう一つの要素としては、フリーアドレス制採用で浮き彫りになる紙の文書・書類の保管問題も挙げられるでしょう。固定デスクの廃止によって、個人が管理していた書類がすべて共有保管となることで、膨大な数の書類管理と保管の必要性が出てきてしまうのです。

物理的な保管場所の確保の問題とともに、書類の参照・検索の問題が発生します。書類が固定デスクに保管されていると、その書類は「○○部□□課の△△さんのもの」という属人的なものになりますが、フリーアドレス制になることによって共同の書庫に保管され、共有のものになります。その書類が一定のルールのもとで適切に管理されていなければ、散逸することになりかねないのです。

ペーパーレス化&外部保管で文書管理の高次化を

多様で柔軟な働き方を自分で選択する働き方改革が、業種を問わず社会的な課題になっていますので、その一助となるペーパーレス化に取り組んで来た企業は多いでしょう。さらに多くの企業が、コロナ禍をきっかけにペーパーレス化に踏み切っています。

・ペーパーレス化はオフィスのデジタルトランスフォーメーション(DX)

 

今ではあらゆる産業において、新たなデジタル技術を使ったビジネス展開が進んでいます。そのため、オフィスにおけるデジタルトランスフォーメーション(DX)は、不可逆的な流れになってきていると言っていいでしょう。

ペーパーレス化の推進は、前章で指摘したオフィス改革の阻害要因を乗り越えるものとなります。紙媒体の削減と電子データ化によって、業務をオンラインで完結することができ、テレワークを促進することにつながるからです。

さらに、フリーアドレス制の導入に際し、ボトルネックとなっていた書庫の確保と書類管理の問題も、ペーパーレス化によって解決することができます。電子データ化によって不要文書を廃棄するとともに、データをサーバー上におくことによって検索性も飛躍的に向上します。どうしても保存しなければならない書類は、外部保管することで省スペースが可能になるのです。

紙で保存しなければならなかった過去の資料についても、スキャンすることで電子データ化し保存することが可能になります。

 

・政府がオフィスのDXを後押し・改正電子帳簿保存法

2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行され、帳簿や書類の電子データ保存について抜本的な見直しが行われました。ここでは、帳簿や決算書、請求書などを一定の条件を満たせば電子化して保存することを認めています。この法律改正の目的について、財務省では以下のように述べています。

 

経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、テレワークの推進、クラウド会計ソフト等の活用による記帳水準の向上に資するため、国税関係帳簿書類を電子的に保存する際の手続を抜本的に見直しました。”

 

このように、オフィスのペーパーレス化は政府自らが推進役になっているため、もはや各企業がこの流れに乗らない理由はないと言えるでしょう。

(出典:財務省「令和3年度税制改正について」 https://www.mof.go.jp/tax_policy/tax_reform/outline/fy2021/explanation/p003-008.pdf

 

最初の一歩は「オフィスの書類整理」ですが・・・

 

メリットの大きいオフィスのペーパーレス化ですが、導入に踏み切るには二の足を踏んでしまう企業が多いことも事実です。

小規模な企業であっても、文書・書類の総量は相当なものになります。それらの棚卸しを行い、業務フローとそれにともなう文書・書類の動きをすべて点検することから始めなければなりません。さらに既存文書の仕分け、スキャン・電子データ化、データのシステム化、セキュリティ構築、社員のICT教育など、やるべき作業は膨大なものになります。

このような作業の最初の一歩として、「オフィスの書類整理」が挙げられます。しかし、オフィスの書類整理のみでも自社で賄うには無理がある企業も多いのではないでしょうか。

「オフィスの書類整理」はISSにお任せ

将来的にはペーパーレス化を実現したいもののオフィスのいたる場所や、書庫などに書類が滞留していて、どこから手を付ければ良いのか分からない。そのような最初の一歩となる「オフィスの書類整理」にも踏み出せていないという場合は、プロの力を借りることも一つの手段です。

 

私たちNTT東日本グループの株式会社アイ・エス・エス(通称ISS)では、高い信頼と実績に裏打ちされた解決力でオフィスの書類整理をご支援いたします。

 

まずはISSのコンサルタントに現状をお聞かせください。企業様ごとの課題をチェックリストにまとめ、ご予算に応じた最適な文書管理システムをご提案いたします。

一例といたしましては、以下のような作業をISSにワンストップでお任せいただくことが可能です。

・長期保管している古い紙資料の開封作業と仕分け、再度の梱包
・書類のホチキスを外して、折れた紙を伸ばし、1枚1枚スキャニング
・ファイルのリネームして、フォルダ分けした後にアップロード
・保管すべき書類を丁寧に梱包
・梱包された書類を倉庫へ運搬、倉庫にて保管
・廃棄すべき書類はセキュリティを守ったままリサイクル溶解処理
etc.

この機会に将来のペーパーレス化を見据えて、オフィスの書類整理から始めてみませんか。ぜひお気軽にご相談ください。

 

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