オフィスに溜まった膨大な書類の廃棄にお困りではないでしょうか。従来からの廃棄方法として挙げられる、シュレッダー処理では裁断された紙の繊維が壊れてしまうためリサイクルすることが難しく、焼却処理では二酸化炭素(以下、CO2)を排出してしまいます。
そのため、SDGsへの取り組みやESG経営が求められている企業にとっては、むやみに書類を処分し難い状況になりつつあります。そこで今回は、安全かつSDGsに対応した書類廃棄について考えていきましょう。
書類が招く深刻な問題
オフィスを見渡せば、多くの人のデスクが、過去の資料や郵便物などで無分別に山積み。キャビネットの中は、必要なのかさえ分からない印刷物が溢れ返っていて、必要な資料がすぐに見つからない。このようなオフィスになってはいませんでしょうか。
書類はいちど役目を終えると場所を取るだけの存在になってしまうケースが多いです。しかし、廃棄されずに保管されるのは、一部の書類に外部に洩れてはいけない機密情報や個人情報などが含まれていたり、あるいは将来的に必要となる可能性があったりするためです。一方で、大半の書類は無くても困らず、再利用の可能性も極めて低いのではないでしょうか。
もし、書類がしっかりと管理されずに、定期的な廃棄もされていない状態だった場合、深刻な問題を招いてしまうかもしれません。たとえば、自治体などでは廃棄ルールを作成していなかったばかりに個人情報を含む公文書が盗難されたり、職員が誤って自宅に持ち帰って一般ゴミとして出したことが発覚したりする問題が後を絶ちません。さらに医療機関や、公共機関などでも重要な個人情報を含む機密文書を運搬中の路上に散乱させてしまう不祥事が発生しています。
同様の問題は民間企業でも起こり得るのではないでしょうか。特にデスクやキャビネットに機密文書を出した状態にしているときは、紛失や盗難の可能性が考えられますし、持ち出した社員が漏洩してしまうことも考えられます。このような問題を避けるには、機密文書を中心とした「廃棄ルール」を作ることをおすすめします。次は廃棄ルールを作るために知っておきたい書類廃棄の方法を詳しく見ていきましょう。
知っておきたい書類廃棄の方法
書類廃棄を実施する前に、先ずは整理・分別から取り組むことをおすすめします。以下の2つを行うだけでもリスクはかなり軽減されます。
・必要な書類と不要な書類に分ける
・必要な書類や将来的に必要になる可能性がある書類はデータ化する
自社で廃棄する場合は、シュレッダーで裁断した後に可燃ゴミとして廃棄というパターンが一般的です。しかし、冒頭でもお伝えしたようにシュレッダーごみはリサイクルが難しく、焼却時にはCO2を発生させてしまいます。また、シュレッダーにかけるには、人の手でホチキスやクリップを外さなければならず、多大な手間と労力がかかります。このような従来型の廃棄方法では、SDGsへの取り組みが期待される企業の価値を下げることになってしまいますし、作業を行う社員からの不満の種にもなってしまうことが考えられます。
一方で、専門業者に依頼する方法を選択した場合は、焼却処分または溶解処理が一般的です。ただ、焼却処分ではCO2を発生させることは避けられませんので、自社のSDGsへの取り組みや、ESG経営を考慮した場合、溶解処理が最善策であると言えます。
最新の溶解処理技術では、書類をリサイクルし、他の資源への再利用を可能としています。現在では常識となりつつある牛乳パックや紙コップの再資源化に加えて、ラミネート紙を原料化していく技術、回収した書類からインク、フィルム、金物などを効率的に除去していく技術などが実現されています。
このようなリサイクルすることを前提とした溶解処理では、水を張ったパルパーというミキサー状の大型機械によって書類が繊維になるまで混ぜ合わされます。もちろん、書類内容は絶対に判別することはできない繊維となり、CO2の発生も最小限に抑えられます。
>もし、専門業者に依頼する場合は、環境に優しい書類廃棄の方法として脚光を浴びるリサイクル溶解処理に対応した専門業者を選択することをおすすめします。
情報漏洩を防止して書類廃棄
近年、デジタルテクノロジーを駆使して経営や業務の効率化を目指す、デジタルトランスフォーメーション（以下、DX）が、あらゆる業種に拡大しています。この流れはDX化と呼ばれ、書類のデータ化（デジタル化）はその基盤となる取り組みといえます。そして、コロナ禍や、働き方改革の促進などによるテレワークの普及が、書類のデータ化を急速に加速させました。この書類のデータ化では、顧客リストや事業計画などの機密情報が記載された書類をデータ化した後に破棄する必要もあるでしょう。しかし、適切な廃棄が行われなかった場合、機密情報の漏洩に繋がってしまう危険性があります。
>たった一つの情報漏洩が、企業に取って大きな損失に繋がってしまう可能性は決して否めません。DX化が加速している現在だからこそ、機密書類の取り扱いには十分に注意すべきです。
また、専門業者に書類廃棄を依頼する際は、書類の運搬をはじめ、管理面においても情報セキュリティ対策が万全であることをあらかじめ確認しておくことも大切です。
書類廃棄は適正な方法で
企業のSDGsへの取り組みにおける評価基準の一つにもなり得る書類廃棄は廃棄ルールを定めて適正に実施していく必要があります。適正な方法で書類廃棄するメリット・デメリットを整理してみると以下のようになります。
＜メリット＞
・オフィスのスペースが最適化される
・不要書類を保管しないため、オフィスのスペースを有効活用できる
・必要な書類のみが残ることでさがす手間が省ける（業務が効率化する）
・多くの書類がデータ化することで企業のDX化にも貢献
・廃棄を適正に実施することで情報漏洩のリスクが低減する
・リサイクル溶解処理の選択でSDGsに貢献、企業のイメージアップに繋がる
・業者に委託することで社員の負担が軽減される
＜デメリット＞
・必要な書類と不要な書類の分別、整理に一時的に手間と労力を費やすこととなる
・文書管理、廃棄ルールができていない場合は作成に時間を要する
・廃棄ルールができていない場合、実施中に紛失、盗難、情報漏洩などのリスクが発生する
・業者に委託する場合、直接的な料金が発生する
中長期的な視点で見た場合、明らかにメリットがデメリットを上回るのではないでしょうか。不要な書類を残したままでは、オフィスが乱雑になり、書類を探すのも大変です。書類廃棄を先送りしないで、不要な書類はすぐに処分する、情報漏洩が発生しないような廃棄を定期的に実施することで、より効率的な仕事ができるのではないでしょうか。
NTT東日本グループ企業の株式会社アイ・エス・エス（略称ISS）では、膨大な書類にお困りの企業様・団体様のためにSDGsに対応した「エコロジーリサイクルサービス」をご用意しております。本サービスでは、不要になった膨大な書類を溶解処理し、再生紙など100％完全リサイクルしてお届けします。また、廃棄時の梱包作業が大変という場合、代行して梱包するサービスもありますので、書類廃棄の手間を大幅に削減することができます。
ぜひ、以下のページのサービスをご参考にしていただき、お気軽にご相談ください。
※カーボン紙やクリアファイル等は再生利用ができない為、溶解処理の対応外です。
エコロジーリサイクルサービスはこちらから。
重要書類梱包サービスこちらから。
お問い合わせ・資料請求はこちらから。