従来からオフィスで取り扱われている紙の文書（以下、書類）が、テレワークや働き方改革を推進する上での妨げになってしまうケースが目立っています。これを解消する手段として、紙の書類をスキャニングしてPDF形式などに電子化（デジタル化）することが挙げられますが、実際に取り組むにはどのような点に注意すべきなのでしょうか。
今回は、紙の書類を電子化する際に知っておきたい3つのポイントをご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
ポイント①：まずは「電子化する必要がある書類かどうか」を見極める
書類を電子化するにあたり、まず最初に検討すべきは「どの文書を電子化するか」です。当然、全ての書類を電子化できれば理想的ですが、実現させるには膨大な時間と労力を要します。ましてや、オフィスに積まれているある程度の量の書類でも実際に電子化を始めると予想以上に業務の負担になってしまいます。
このようなコストを削減するためには、書類の見極めを行うことが大切です。その書類に電子化するだけの価値やニーズがあるかどうか、電子化に着手する前の準備段階として、書類の把握、選別に取り組むことをおすすめします。
では、どのような書類を電子化すべきなのでしょうか。以下は、電子化の優先度が高い書類の一例となります。
- 法律で保存が義務付けられている書類（法定保存文書）
＜例＞
①経理・税務関係文書
②人事・労務関係文書
③総務・庶務関係文書 等 - 参照、閲覧する頻度が高い書類
- 社外（テレワーク先、現場など）からも閲覧したい書類
- 部内やプロジェクト内で情報の共有が必要とされる文書類）
これらの書類は、インターネットを介したデジタルでのやりとりが可能になることで利便性が高まるだけでなく、紛失のリスクも下がりますので、電子化する価値が高い書類とも言えるでしょう。また、以下の書類は電子化に取り組む企業が急速に増えていますので、参考にしてみてください。
- 各種契約書類（顧客が記入した申込書など証跡として保管したい書類）
- 経理関連の書類（帳票の電子化）
- 設計図面（紙で保存した場合、劣化が心配。また、図面は大判サイズが多いため収納にスペースが必要。現場に持ち出すとき、デジタル化しておけばPCやタブレットで閲覧が可能となる）
これらの他にも、定款、株主総会議事録、稟議書など、法律で2～10年間、あるいは永久に保存が義務付けられている書類は多岐に渡って存在しますので、万一の紛失や災害に備えて電子化しておけば安心です。
逆に電子化する効果が小さい優先度が低いと考えられる書類としては、以下が挙げられます。
- 過去の会議資料などで参照、閲覧する頻度が低い書類
- 保管の必要性がない書類
このような書類は、廃棄（再生紙へのリサイクル）、または外部倉庫での保管が適切な扱い方と言えるでしょう。慣れてしまうと気付かないかもしれませんが、オフィスを手狭にしている要因や、本当に必要な書類を埋もれさせてしまう要因になっていることが考えられます。
では、書類の電子化によってどのような業務効率化が実現しているのでしょうか。ISSが実際にお客様へ提案し、実施した事例をご紹介します。
営業担当者様が外出先でお客様から電話を受け、その場で契約書の内容について確認をしなければならないケースが日常的に起きていました。紙の契約書はオフィスに保管されているため、確認するためには会社に電話をかけて依頼したり、その都度帰社したりしなければなりません。こうしたやり方では人手や時間を要し、それが他の業務の妨げにもなっていました。
そこで、こちらの企業様は専門の技術や設備を持つISSにアウトソース。全量スキャニングによる契約書の電子化、さらに電子化した契約書を賃借者様名などで簡単に検索できるシステム化が実現しました。以降は、外出先でもすぐに契約書の確認を行えるようになり、大幅な業務効率化に成功しています。なお、電子化の際には不要となった古い契約書をリサイクル溶解廃棄することで、保管場所のスリム化も実現しています。
ポイント②：保管先とファイル容量を確保する
電子化された書類と言えども概念的には置き場所（デジタル領域）が必要となります。そのため、電子化した場合のファイル容量や、自社サーバーに保管する領域などを以下のように見積もっておく必要があります。
- ファイル容量
ファイル容量は書類の枚数よりも、どの程度のクオリティで電子化するのかによって決まります。モノクロで良いのか、それともカラーにするのか、それぞれで解像度が異なりますので、ファイル容量も変わります。
当然ながら、高精細で解像度が高いものほどファイル容量は大きくなります。また、あまりにもファイル容量が大きくなり過ぎるとPCなどで閲覧するまでに時間がかかる場合もありますので、どの書類をどれくらい精細に電子化するかの判断が必要です。
一般的に書類の内容が問題なく確認できるには、200～300dpiの解像度が必要となります。これをファイル容量に換算するとＡ４サイズでモノクロでは約30～200KB、カラーでは約400～800KBとなります。
モノクロとカラーのどちらを選択すべきかは、原本である紙の書類を見て判断すると良いでえしょう。仮に文字だけ書類であればモノクロで十分というケースが多いです。または色分けたグラフなどのデータが掲載された書類であればカラーやグレースケール（白、黒、濃淡のある灰色で表現する方法）を選択すると良いでしょう。
- ファイルの保管先
一般的に考えられるのは、自社のファイルサーバーや文書管理システム、またはオンラインストレージ、文書管理クラウドなどです。自社のセキュリティポリシーに合った保管先を選ぶと良いでしょう。
ポイント③：電子化の作業を誰が行うか（自社 or アウトソース）
いざ電子化に取り組むにあたり、悩ましいのがコストの問題です。自社内で行えば、目に見える形でのキャッシュアウトは抑えることができますが、従業員に負担がかかり、本業に影響を与えてしまう可能性があります。
電子化する書類の量が数枚から数十枚程度などと少ない場合は、複合機で内製するだけでも問題ないでしょう。しかし、大量の書類を電子化する場合には、そのようなわけにもいきません。電子化した後の運用を想定して、ファイル形式やファイル名、フォルダの階層を定めるといった作業や、バックアップ、アクセス権限の設定などの作業も必要となるからです。
そのため、「文書が大量にある」「データの整理が不安」「保管先に困っている」「電子化と同時に不要書類の廃棄なども済ませたい」などの場合には、外部業者へのアウトソースを検討するのも一つの手段です。
近年は、法律で保存が義務付けられている書類や、契約書、帳票書類などに留まらず、紙のマニュアルなど様々な書類を電子化するニーズが高まり、書類の電子化を専門的に請け負う事業者が増えています。コストは発生しますが、専門的な設備や技術、ノウハウを持っている業者であれば高いクオリティとセキュリティ体制で電子化を実現できます。
ISSでは、紙書類の電子化でお困りのお客様のご相談に常時対応しており、最適なプランやサービスをご提案しています。電子化のみならず、紙書類のリサイクル溶解廃棄や保管も可能です。電子化の作業中でも、必要な書類はすぐにお戻しして閲覧していただくことが可能なシステムとなっていますので、業務の妨げにはなりません。
この機会に書類の電子化とともに、自社の負担を最小化するアウトソースをご検討いただくのはいかがでしょうか。ぜひお気軽にご相談ください。
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