デジタル化が進む現在ですが、日々のオフィスワークにおいては、少なからず紙の書類が 発生します。そして、いつの間にか整理が追いつかず、あるはずの書類が見つけられなくなってしまうケースも珍しくありません。どうすれば紙の書類を探す時間を削減できるの でしょうか。
今回は、書類管理を効率化するためのファイル整理術や、根本的な解決策などをご紹介し ていきます。ぜひ参考にしてみてください。
紙の書類はどうしてなくなりやすいのか
業務に必要な紙の書類は、どのように保管されているでしょうか。デスクに積んだままに なっているという方も多いかもしれません。
「とりあえずここに」という気持ちから積み重ねてしまいがちな書類ですが、整理整頓を 先延ばしにしていると、いざ探そうとした時に見つからなくなってしまうかもしれません。
2017年に大手文具メーカーが実施した「業務で紙の文書を扱う人を対象にした調査」によると、書類を探すのに費やす時間は「1日あたり約20分」というデータが出ています。こ れは、年間に換算した場合、約80時間(営業日を240日として)。
また、コロナ禍で在宅ワークが増えた2022年の時点でも、多くの人が紙書類を含む業務中の探しものに「1日平均13.5分(年間54時間)」を費やしているというアンケート結果が 出ています。
この他、民間のシンクタンクが2019年に行った調査では、ビジネスマンが調べものに費やす時間は「1日あたり約1.6時間」となっています。これだけの時間を費やしてしまう理由 として挙げられていたのは、「知りたい情報が一箇所にまとまっていない」「知りたい情 報がどこにあるか把握できていない」などといったものです。
いずれにせよ、これだけの膨大な時間が書類探しに割くというのは、非効率なだけでなくストレスの蓄積にも繋がり、企業の生産性にも影響していくでしょう。
では、なぜ紙の書類はなくなりやすいのでしょうか。そこには以下のような要因が考えら れます。
- そのままの状態で机の上(他の書類や封筒などの上)に置いてしまう
- 目立つ場所に置いたつもりが、時間の経過とともに新しい書類の下に隠れていってしま う
- ラベルを貼るなどの分類をしていない
- ファイリングしていない
- 不要な書類、重要度の低い書類と一緒に保管してしまう
- 保管、収納する場所がない
- 整理する時間がない。整理するのが面倒
こうした事態を避けるには、書類を一目でわかるように分類し、保管することが重要です。
紙の書類、見つけやすくするおすすめの方法は
オフィスで働く多くの人が紙の書類を保管する手段として、クリアホルダーを使っています。安価で可視性が高く、書類を汚れから守ってくれるクリアホルダーは、手軽なことか ら年間で約4億4,000万枚が販売されています。
しかし、クリアホルダーは他の書類などに埋もれがちで単体では自立しないというデメリットがあります。また、一般的なクリアホルダーはプラスチック製のため、環境に優しくないという側面もあり、可能な限り使用を控えたいところです。
まずは、書類の整理整頓をオフィス内で呼びかけるなどして、定期的な整理を促したり、収納グッズなどを用いて可視性を高めたりすれば、だいぶ見つけやすくなるでしょう。
さらに「書類の分類」にも目を向けることが大切です。ファイルにまとめて保管する際は、重要度が高いものとそれ以外のもの、すぐ必要なものと普段は必要としないものなどに分類すると良いでしょう。なお、不要な書類として分類される場合は処分を検討する必要がありますが、自社の機密事項や個人情報などが含まれている可能性も考えられます。シュレッダーにかけたり、専門の業者に処分してもらったりするなどの適切な処分を検討してみましょう。
紙の書類には、「手元で確認できる」「会議やイベントなどの現場で配布しやすい」といったメリットがある一方で、適切に保管するとなれば手間がかかってしまうというデメリットがあるのも事実です。しかし、その手間を惜しむと「探す＝無駄な時間」を費やすことになってしまいますのでオフィス全体で取り組むことをおすすめします。
根本的な解決方法は「紙の書類のデジタル化（電子化）」
紙の書類は、保管するための労力が必要であり、一度なくすと探し出すのも大変です。そ の点、紙の書類のデジタル化(電子化)を行えば、これらの問題を解決することができま す。紙の書類として必要なものだけを残し、他の書類はデジタル化することによって、書 類整理の手間を省くことができます。
もちろん、紙の書類を電子化するにも時間と労力がかかるため、一切の手間がなくなるわ けではありません。数枚の書類であれば、オフィスにある複合機でスキャンして保存する という方法でも特に問題ありませんが、大量の書類やサイズの大きな図面などの電子化を内製で行うとなると、新たな設備投資や専門のチーム作りを検討する必要があり、本業への影響が懸念されます。
そのような場合、紙の書類のデジタル化をアウトソースするという手段がありますが、デジタル化した後に検索して簡単に見つけることができるためのインデックス化に対応した 専門業者を選ぶことをおすすめします。このような専門業者では、書類をデジタル化する だけではなく、検索を容易にするためのリネイムにも対応しています。デジタル化した各 書類の を入力すれば必要なファイルをすぐに検索して見つけられるようになるわけです。こうし たシステムを構築すれば、これまで煩わされてきた書類探しにかかる手間が一掃されるでしょう。
では、不要となった紙の書類が大量にある場合はどのように廃棄すれば良いのでしょうか。たとえば、ISSが提供する「エコロジーリサイクルサービス」の場合、引取りから梱包、溶解廃棄までをワンストップで実施しています。また、「ペーパーリサイクルＢＯＸ」では、セキュリティー性の高い廃棄ボックスをオフィス内に設置し、定期的に回収することも可能です。さらに、契約書や権利書など、再発行が不可能な紙の書類は専用倉庫で保管する「書類保管サービス」も好評です。保管中もインターネットを介して離れた場所から確認や取寄せ指示することができます。
ISSでは、紙の書類のデジタル化（電子化）をご検討中の企業様に最適なプランをご提案いたします。再生紙へのリサイクルが可能なリサイクル溶解廃棄をはじめ、SDGs、環境保全に配慮した処理を行うことが可能です。保管期限があるので、どうしても紙の書類を保管しなくてはいけない場合であっても倉庫でお預かりすることも可能です。ぜひこの機会に、自社の負担を最小化するアウトソースを検討されてみてはいかがでしょうか。
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