紙の書類を長期間保管していると、印字が薄くなったり紙自体が黄ばんでしまったりと、劣化してしまうことも珍しくありません。紙の書類は、どのような要因で劣化するのでしょうか。また、重要な書類を劣化から守るには、どのような対策を講じれば良いのでしょうか。今回は、紙が劣化する要因や、紙の劣化を防止する対策方法などをご紹介していきます。
紙の書類の劣化とは
「長い間、書棚から動かさずにいた本を手にとってみたら背表紙の色が薄くなっていた」
「昔撮ったカラー写真のプリントが、いつの間にか色あせていた」
こういった経験をしたことがある方は多いのではないでしょうか。オフィスで保管していた書類でも、しばらく見ないうちに黄ばんでしまったり、印字が薄くなってしまったりすることは多々あります。紙の書類（印刷物）は長持ちしそうに見えて、実は非常にデリケートです。正しく保管しなければ、すぐに劣化してしまいます。
紙の原料は、植物繊維であるセルロース繊維です。セルロース繊維はブドウ糖がつながってできた繊維であり、これを水素結合してシート状にすることで紙となります。
現代では書籍や雑誌、ビジネス文書などにはほぼ100パーセント洋紙が使われています。洋紙は最近こそ多くが中性紙となりましたが、1980年代までは酸性物質の硫酸アルミニウムが製造過程で使用されていました。硫酸アルミニウムが使用された洋紙は酸性劣化が起きやすいという欠点があります。
また、洋紙には紫外線に弱いリグニンという物質も混合されており、これも劣化の原因となっているのです。以下が紙の劣化の主な要因となります。
光
紙を構成するセルロース繊維は、光に対して比較的安定的だといわれていますが、そこに含まれるリグニンは紫外線を浴びると変色したり、紙質が硬くなったり、亀裂が入ったりといった酸性劣化を起こします。ひどい場合は粉状に崩壊してしまう場合もあるため、注意が必要です。
大気
大気に含まれる汚染物質（硫黄酸化物や窒素酸化物、一酸化炭素、煙草の煙など）は、紙を劣化させます。
温度・湿度
紙の保管には一般的に室温18~22度、湿度は55~65%が最適とされています。温度がそれ 以上の場合は、酸性劣化が起きやすくなるため注意が必要です。また、湿度の上昇はカビ の発生原因にもなります。
チリやほこり・ネズミ・害虫
チリやほこりは、カビの発生源となります。また、ネズミや害虫(チャタテムシ、シバン ムシ、シミ、シロアリ、ゴキブリなど)の食害は紙を直接傷つけてしまうため、保管方法 に注意が必要です。
自然災害等
チリやほこりは、カビの発生源となります。また、ネズミや害虫(チャタテムシ、シバン ムシ、シミ、シロアリ、ゴキブリなど)の食害は紙を直接傷つけてしまうため、保管方法 に注意が必要です。
人による被害
陽の当たる場所などでの安易な保管、ホッチキスやクリップ、セロハンテープの使用、書 き込み、切り取り、折り曲げ、その他不適当な取り扱いは紙の劣化の原因となります。紙 の表面に付着した手垢や皮脂は、カビにとって養分となってしまいます。
正しい紙書類の保管方法
紙の書類を保管するときの方法としては、ファイリングしたり、書棚や底の深い引き出しに並べて置いたりするのが一般的でしょう。しかし、紙書類の劣化を防ぐことも踏まえると、その保管方法では不十分です。重要な書類を劣化から守るには、前項に挙げた劣化の要因から紙を守る必要があります。
保管場所は、室温18.22度で湿度55.65％、あるいはそれ以下の環境が適しています。部屋はなるべく暗く、必要なとき以外は消灯しておける場所が最適です。なお、蛍光灯でも長時間点けていると浴びている紫外線の量が蓄積されるため、注意しなければなりません。
保管する際におすすめできないのは、プラスチック製の衣装ケースです。透明タイプのものは中が見えるという利点がある一方で、通気性が低いため酸性劣化を引き起こしたり、蒸れたりする危険性があります。細かく分けるときは、中性紙でできた封筒や、台紙に中性紙を使用したクリアファイルなどを使うと劣化を防止できるでしょう。中性紙で包むだけでも効果的です。
また、保管の前には、書類の状態をよく見極めることも大切です。クリップ、ホッチキス、輪ゴム、テープ類などは取り外すのは劣化対策として有効だそうです。
これらの保存方法を守っていれば、紙の書類を長持ちさせることができるはずです。もし 自社にスペースがない場合には、専門の保管業者を利用することも検討していくと良いで しょう。
長期の保存・保管に最適な紙書類の電子化(デジタル化)
紙紙の書類を長期保存していく上で、最も手間がかからず、かつ安全性も高い方法として挙 げられるのは、電子化です。紙の書類は、どんなに注意を払いながら保管しても、何かし らのミスや災害で損傷を受ける可能性が否めません。また、量が多ければ多いほどそれを 扱う人材やスペースが必要となります。その点、電子書類であれば自社のサーバーやクラ ウド上に保管が可能であり、物理的に損傷を受ける心配も皆無です。
電子化の方法は極めてシンプルで、よく使うA4程度の書類であれば社内や個人のパソコン に複合機でスキャンしてPDF化するだけ。お客様に記入していただいた手書きの書類など も、こうした形で即電子化できます。
自分でスキャンするには枚数が多かったり、手持ちの複合機では扱えないサイズの書類や 図面などをスキャンしたりする場合には、専門の業者に依頼することがおすすめです。
お客様の要望に応えるISSの電子化(スキャニング)サービス
ISSでは、書類の保管にお困りのお客様に紙の書類の電子化サービスを提供しております。お預かりする書類は、1枚モノだけでなく、製本されたものでも対応可能です。モノクロ、カラー、読み取りの精度等、お客様のご希望に合ったクオリティで電子化いたします。PDF等に作成した電子ファイルにはインデックス情報を付与するため、検索も簡単です。通常は難しいA0サイズ（A4サイズ16枚分）までの図面や大型書類のスキャニングも行えます。
電子化したデータに関しては、CD、DVD、USBメモリ、HDD、クラウドストレージなど、ご希望に沿ったメディアでお渡し致します。お預かりした原本の紙書類は現状復帰の状態でご返却しますが、ご希望があれば弊社専用倉庫にて保管することも可能です。廃棄をご希望の場合は、再生紙へのリサイクルが可能なリサイクル溶解によって廃棄処分させていただきます。
長期保管が必要な重要書類のバックアップに、オフィスの省スペース化に、SDGsへの取り組みの一環に、ぜひISSの電子化（スキャニング）サービスをご活用ください。
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