ソリューション／事例

【業種】国際機関

印刷物ならではの情報伝達力に期待。でも、発送は面倒…

あらゆる分野が、デジタル化による何かしらの影響や恩恵を受けている現代。印刷は、その先駆的な存在として、デジタル化に対応した業界です。しかし、デジタル刊行物などがその利便性で支持される一方で、手に取って気軽に開けたり、独自の風合いを感じられたりする実際の印刷物に、変わらぬ魅力を感じている方は確実にいます。

そのような価値を大切にして、機関紙や広報誌を印刷·発行し、取引先やユーザーとのコミュニケーションに活用している企業や団体は今も少なくありません。スイスに本部を置く国際機関のA社も、その一つです。あらたに機関紙の発行をスタートさせ、年に数回、東京オフィスから顧客へ発送することになりました。

テレワークにより、出社数と作業スペースが減少。作業も膨大

ところが、機関紙の仕分け·発送業務で壁にぶつかります。まずは、本部から発送されてきた機関紙を検品、送り先別に仕分·梱包するための作業スペースが東京オフィスにはありません。

そして、職員らは本来の業務に従事せねばならず、作業の人手確保も難しい現実がありました。ちょうどコロナ禍と重なり、テレワークによって担当者ら職員の出社率が減っていたことも痛手でした。担当者が一人で対処していては、自身の本来の業務ができなくなってしまいます。

さらには、発送資材の手配や、発送業者の選定（サイズや受取り方法等）、送り状の印字といった付帯業務にもノウハウが必要で、自社での発送業務は簡単に始められるものではありませんでした。

国際機関（東京オフィス）でのお悩み

ISSが、印刷物の受取～発送業務までを一括して行うサービスをご提案

ISSが「発送代行サービス」でソリューションとして担う一連の業務と、その流れは次の通りです。

• ① 本社（海外）や東京オフィス、印刷業者等から直送される原稿の受取り
• ② 発送物の検品
• ③ 発送条件に合わせた宅配種類の提案
• ④ 発送リストを配送業者フォーマットに置換えて送り状を印字
• ⑤ 発送資材の手配、仕分け、封入、梱包

お客様の声

「専門業者へ業務委託（発送代行）することで、
安心感と本業務の効率アップを図ることができました」

A社東京オフィス·ご担当者様コメント：

「いろいろと手がかかる発送業務から解放され、大変助かりました。機関紙の発行という新たな取り組みを、組織運営に支障を与えることなく、私個人としても本来の業務を滞らせることなく、無事にスタートさせられ安堵しています」

「配送に関しては、仕様を『冊子の幅3cm以上、重さ1.5㎏程』とし、『追跡可能』であることも希望していました。これらをクリアするため、最適な配送方法を提案いただけた点も、専門業者に依頼したメリットだと思います」

「また梱包に関しても、仕様を基にサンプルを作成し、封入や印字·貼付といった梱包方法を事前確認（写真提示）がありましたので、本稼働後の作業を安心して任せることができました」

• 本社（海外）からISSへ直送することで、受領·検品·管理の手間が省けた。
• 発送物の用途に応じて発送の種類を提案してくれて、発送方法を最適化できた。
• 配送先の個人情報の取扱方法を書面で交わし、安心して任せられた。

これらを実現できた大きな要因は、
荷物の受取·発送といった部分だけでなく、発送方法の最適化という
ISSならではのご提案や、輸送種類の確認をしている点です。

発送代行サービスなら、さまざまな発送物を任せられる

ISSが発送作業をお引き受けできるのは、機関紙だけではありません。営業用販促ツール、ダイレクトメール、ノベルティなど多様なものを発送できます。しかも、在庫管理や棚卸作業もお引き受け可能で、発送物をISSへ直接納品していただければ、受領処理や一時保管スペースの心配も不要です

例えば、ある住宅メーカーでは、100種類のパンフレットをISSへ依頼。ISSでは倉庫に保管（倉庫保管ラック棚32段分）しながら在庫も管理し、お客様からご指示があった際、日程に合せてその都度ラベルを印刷し、梱包·発送しています。

また、年末に自社カレンダーを国内2,300ヵ所へ発送していたお客様は、この発送業務をISSへ依頼することで、発送の手間とコストを削減されました。

他にも、ほぼ全社員がテレワークを実施する企業が、社員とのコミュケーションの一貫として社長メッセージとノベルティを発送する業務をISSへ依頼。事務所に社員が少なく、作業スペースもないことからも、お喜びいただけたケースがありました。

発送業務の効率化や最適化は、まとめてISSへ

発送業務はアウトソーシングがおすすめ

このように、数の多い発送業務は、仕分けや梱包はもちろん、その在庫管理なども含めて代行サービスを利用するのが効率的で正確ではないでしょうか。

新型コロナウイルスの影響などからテレワークの普及が進み、オフィススペースの縮小といった事情も絡む現在、代行サービスの利用には大きなメリットがあるはずです。発送業務によって社員の残業が発生する懸念もあるならば、コスト面でのメリットも期待できます。

発送における様々な業務を代行できる充実したサービスを揃えたISSに、ぜひ一度ご相談ください。

ISSの発送代行ソリューションなら、
発送業務をトータルに任せられるサービスがご提案できます。
お気軽に下記フォームからお問い合わせください。

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