こんなお悩みありませんか？

時代が求める「書類電子化」。でも、作業に意外と苦戦?!

顧客との取引における帳簿や契約書、あるいは従業員が自社のリソースや制度を利用するための申請書類等々、さまざまな書類が社内で取り扱われ、それぞれ処理·管理されています。

近年、これらを紙のまま書類保管することを、コストや紛失·劣化の心配、そして何より電子帳簿保存法に絡んで、多くの企業が見直しています。それは、今後の取引等をシステムで管理するだけでなく、過去の書類も電子化してシステムで活用することを意図したものです。

しかし、電子化作業には大変な労力が必要なことをご存知でしょうか。ISSでは、紙の書類を電子化して有効に管理·活用するための、さまざまなソリューションをご提案しています。そこで今回はいくつかの書類を例に、ISSの書類電子化サービスで、その作業負担や障壁を取り払って電子化を成功させた事例3選をご紹介します。

どれも、お客様は書類をISSへ預けただけ。
電子化の好例3選

こんな書類もスムーズに電子化。ISSの多様なサービスをうまく活用いただきました。

ケース①：
多くて、大きくて、入りきらない（消防点検報告書、大判図面）

【お困りごと】 普通のキャビネットには収まりきらず、不便な場所へ保管。

さまざまな書類が必要な建物の管理。書類で違いはあるものの、その枚数やサイズによって保管が困難なものもあります。例えば、ビルごとに作成される消防点検報告書は、建物の用途·規模·構造といった条件に沿って定期的に点検報告を提出するため増え続けます。また、設計図面などには大型サイズのものもあり、キャビネットに入らない場合が少なくないようです。

このため、大型のキャビネットを購入したら「事務所の執務スペースが狭くなった」とか、事務所から離れた所に収納するため「取り出しに時間がかかる」といったお悩みを、よく耳にします。現場事務所の管理がある建設業を営まれるA社も、その一つでした。

【こうして解決】 ISSが書類のスキャンを代行。電子化作業の準備も任せてラクラク。

ISSでは、紙媒体をPDF等のデータに変換する「電子化（スキャニング）サービス」をご提供。ドッチファイルやホチキス、紐などで綴じてある書類もそのまま預けていただけますので、面倒なスキャン前の準備作業も必要ありません。

また大型図面には、最大A0（ゼロ）サイズの大判書類も分割せずにスキャンして電子化できる「大判サイズスキャニングサービス」をご利用いただきました。原本を折り曲げたり、冊子原稿を断裁する必要がなく、書類を傷めません。

こうしてA社では、PDFデータを呼び出してPC上ですぐに確認できるようになり、外部からアクセスして閲覧することも可能になりました。そして、保管場所に困っていた書類や図面の原本はISSの「書類保管サービス」や「重要書類梱包サービス」を利用され、業務の効率化や限りある事務所スペースの有効活用も図られました。もしもスキャンした書類が不要であれば、ISSでは安全かつエコに廃棄する「エコロジーリサイクルサービス」もご案内することができます。

【お客様の声】

ケース②：
システム導入に必要な電子化と情報入力も（業務委託契約書等）

【お困りごと】管理システムを導入したが、過去の契約書内容を登録する余裕がない。

7年の法廷保管期間が定められている業務委託契約書。B社では紙の契約書をファイルに綴じて保管していましたが、たくさんの契約書から目的の書類を探すのに手間がかかっていたため、契約書管理システムを導入されました。

しかし、過去の紙の契約書をこのシステムで利用するためには、契約書自体の電子化と、取引先名や有効期限といった基本情報のシステム登録も必要です。その膨大な作業をどうしたらよいか悩まれていました。

【こうして解決】契約書の電子化も、情報の入力作業も、ISSがすみやかに代行。

ISSの「電子化（スキャニング）サービス」に加え、契約書管理システムへのファイル転送もご提案し、ご利用いただきました。こうしてB社では社員への負担や本来の業務への影響を最小限に抑えて、契約書管理システムの導入·運用に必要な作業を完了されました。

【お客様の声】

ケース③：オフィス移転で紙書類を電子化·整理（財務·人事関連書類）

【お困りごと】 保管スペースが狭いため、紙の書類を電子化したいが作業は困難。

オフィスを移転することとなった、業務代行業を営むC社。新たなオフィスにある保管スペースの制約から、大量にあった財務·人事関連の書類を電子化して、紙での保管量を圧縮することにしました。

しかし、基本はA4である書類も、証憑書類やインデックスの貼付などがあってサイズはバラバラ。しかも、スキャンするためにはホチキスを外す面倒な作業も必要でした。

【こうして解決】 面倒な作業はISSが代行。書類を預けるだけで、すべて電子化。

「電子化（スキャニング）サービス」をご利用いただき、ホチキス止めされた書類も、サイズがバラバラの書類も、ISSがすべて電子化を代行。まだ廃棄できない、紙のままでの保管が必要な書類は、一時取り外したホチキスや紐を元の状態に戻しました。

電子化によって紙での保管量を圧縮できただけでなく、ファイリングが複雑で目的の書類を探すのが困難だった人事書類もスムーズに見つけられるようになりました。また、直近の会計書類も電子化され、法定期間内で廃棄できない書類は、そのままISSが「書類保管サービス」でお預かりしました。法廷期間後には、安全かつエコに廃棄できるISSの「エコロジーリサイクルサービス」の利用もご提案しています。

その他にも、個別フォルダなどは書類単位でISSがお預かりし、必要な場合はお客様によってファイルごとに検索・指定いただき、目的の書類だけをご返却する、そんなきめ細かな保管サービスもあります。

【お客様の声】

多様な書類が情報資産。
守り、活かすための電子化はISSで！

価値ある情報を“守る、活かす”ために電子化は有効

書類保管を紙のまましておくことにはリスクがあります。倉庫のセキュリティが十分でなければ持ち出されてしまいますし、災害が発生すれば消失してしまうことも。電子化すれば、厳重なセキュリティ対策が施されたシステム内での管理ができ、別の環境にデータをバックアップ保存しておくことも容易です。そして上記の3社のように、電子化しておけば見たい書類をスグに探して閲覧でき、きっと業務も活性化するはず。顧客訪問時に契約書の画像をタブレット端末に表示しながら商談する、といったことも簡単にできるでしょう。

紙の書類の電子化、保管、そして廃棄まで、トータルに実行できるのはISS

面倒な電子化（スキャン）作業はもちろん、スキャン後も保存が必要な紙書類の保管や、保存が必要ない書類の安全な廃棄まで、ISSではその全工程にプロのクオリティーで対応いたします。

さらなる時代の波に乗り遅れないためにも、プロによる電子化を。
まずは、お気軽に下記フォームからお問い合わせください。

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ISSなら、これをワンストップで！セキュリティの高いNTT局舎での書類保管も可能です。